Công cụ Database Query trong excel

Topic này sẽ trao đổi về cách trao đổi dữ liệu giữa Excel và Access thông qua Microsoft Query

1/ Nhập các mẩu tin từ cơ sở dữ liệu là Access :

Giả sử bạn có hàng ngàn mẩu tin cơ sở dữ liệu Access, bây giờ, bạn muốn đưa một cách có chọn lọc những mẩu tin ấy vào Excel. Chúng ta có thể làm việc đó tương đối dễ dàng thông qua Microsoft Query

Bạn có thể tìm thấy Microsoft Query trên dĩa cài đặt Office. Ở đây, tôi không đề cập đến cách cài đặt và giả sử bạn đã Set up thành công Microsoft Query trên máy tính của bạn rồi

Và cơ sở dữ liệu của tôi là Table DSNV trong File Quan ly khach san.mdb.

Tôi chỉ muốn lọc ra DS các nhân viên có mức lương dưới 700.000, và đưa vào CSDL của Excel.

Bạn sẽ khởi động MS Query, chọn Cell mà bạn muốn làm góc trái trên của DS nhập liệu rồi vào Menu Data / Get External Data / New database Query ( hoặc Data / Import External Data / New database Query, tùy phiên bản của MS Excel)

Bạn sẽ được hình sau :

Đầu tiên, bạn xóa chọn ô “Use the Query Wizard to create/edit queries” . Bạn tìm trong hộp thoại Choose data Source cơ sở dữ liệu bạn muốn sử dụng

Nếu bạn đã chọn được, nhấp OK.

Bạn sẽ được chuyển tới hộp thoại Add Tables như hình sau :

Hộp thoại này hiển thị tất cả các bảng cùng các vấn tin (query) có khả năng nhập vào Excel. Bạn chọn bảng hay vấn tin nào thì nhấp vào chúng và nhấn add rồi Close

Khi bạn muốn bổ sung thêm một Table nào, bạn chỉ cần vào Menu Table của cửa sồ MS Query và chọn Add Table

Và bạn cũng có thể xóa bảng bằng cách chọn Table / Remove Table

Sau khi bổ sung bảng, các tiêu đề trường của nó xuất hiện trong hộp nhỏ thuộc hộp thoại MS Query. Bạn có thể chọn bất cứ trường nào bằng cách kéo trường đó từ DS Table xổ xuống và thả vào lưới trong hộp thoại MS Query.

Bây giờ, dữ liệu của nó sẽ xuất hiện trong vùng xem trước của cửa sổ chương trình MS Query. Để giới hạn dữ liệu xuất hiện, ta sẽ thêm các điều kiện lọc như sau :

Thí dụ : Ta chỉ muốn lấy DS các nhân viên có mức lương bằng 700.000đ.

Bạn vào Menu Criteria, chọn Add Criteria. Tại Field, bạn chọn Luong, Operator bạn chọn equal, và Value bạn nhập 700.000

Nhấp Add và Close. Khi bạn thấy trong MS Query đã hiển thị đúng DS bạn cần, bạn sẽ vào File / Return Data to Microsoft Excel

Sau khi bạn xác nhận hành động và đích dữ liệu, Excel sẽ nhập dữ liệu cho bạn, và mỗi khi bạn thay đổi tại CSDL chính, bạn chỉ cần Refresh data, Excel sẽ tự động cập nhật dữ liệu cho bạn

Nhận xét bài viết